Näillä sanoilla alkoi eräs kehityskeskusteluni, jonka luulin olevan edellisen kauden arviota onnistumisista ja kehitettävistä alueista sekä tavoitteiden asettelua tulevalle kaudelle. Ei ollut. Kaivoin esille kynän ja paperia ja kirjoitin ylös sen minkä ehdin esimieheni minulle antamasta palautteesta, joka jatkui alusta loppuun samoilla linjoilla. Ja johon työnohjauksessa palattiin.
Hyvään palautteeseen kuuluu nykytilanteen toteamisen lisäksi ohjaus, miten kannattaa jatkossa toimia ja miten ja milloin asiaan palataan, siihen kuuluu tulevaisuus ja miten ja miksi sinne suunnataan. Palautteeseen ei kuulu mustamaalaamista tai mitätöintiä, uhkailua tai loukkaamista tai huutamista ja tiuskimista. Ne kuuluvat epäasialliseen sopimattomaan käytökseen. Palaute on väline työntekijän ja työyhteisön kehittämiseen ja oppimiseen sekä toiminnan suuntaamiseen.
Esimies palautteen antajana
Kollegiaalinen palaute voi kehittää ja siinäkin on oiva tilaisuus oppia. Esimies on kuitenkin valtasuhteessa ylempänä työpaikalla alaiseen nähden, joka ei tarkoita sitä, että alainen on alempiarvoinen. Nimitys alainen kuvaa valtasuhdetta suhteessa esimieheen ja valtasuhteensa ansiosta esimiehen palaute on kuitenkin merkityksellisempää ja vaikuttavampaa, niin hyvässä kuin pahassa.
Esimiehen käsitys palautteesta ja sen antamisesta liittyy hänen käsitykseensä johtamisesta yleensä. Palautekäsitys vaikuttaa siihen, missä tilanteessa, mistä ja miten henkilö, työkaveri tai esimies, katsoo aiheelliseksi antaa palautetta. Uteliaassa ja rakentavassa lähestymistavassa palautteen sävy mahdollistaa uuden oppimisen ja kehittymisen sekä työnteon ohjaamisen oikeaan suuntaan niin yksittäiselle työntekijälle kuin koko työyhteisöllekin.
Tutkimusten mukaan oikein annettu esimiehen palaute on yhteydessä alaisen parantuneeseen työsuoritukseen. Oikein annetulla palautteella tarkoitetaan työstä annettua aiheellista palautetta – korjaavaa tai positiivista-, jonka tavoitteena on palautteen antajalla kiitos, ohjaus tai auttaminen ja palautteen saajalla oppiminen.
Hedelmällisempää on, jos palautetilanteessa esimies ja alainen luovat tilanteesta tai asiasta yhteistä näkemystä ja palautetta rakennetaan yhdessä. Tällöin puhutaan dialogisesta palautteesta, joka ei sulje pois suoraa palautetta, jossa palaute on yksisuuntaista. Palaute, oli se sitten yhdessä rakennettua tai yksisuuntaista, on tapahtuma, jonka tavoite pitäisi olla työn ja työyhteisön kehittäminen.
Palautteen tulee ohjata toimintaa strategian suuntaisesti
Palaute tulee antaa aina toiminnasta, ei henkilöstä. Työpaikalla toiminnan rajat määrittää organisaation tavoite, strategia, sen pelisäännöt ja hyvä palaute annetaan suhteessa siihen mitä tavoitellaan. Mitä selkeämpi yrityksen tavoite, pelisäännöt, keinot ja osaamistasot ovat, sen helpompi palautetta on antaa, kun se voidaan johtaa kaikkien tiedossa olevista mittareista.
Palautteen antaminen ei vaadi isoja järjestelyjä tai suuria taloudellisia satsauksia. Se vaatii ajatusta ja asennetta siihen, että palautteella tavoitellaan oppimista ja kehittymistä, tavoitteen suuntaista toimintaa ja sitoutumista/sitouttamista. Korjaava palautekin voi olla positiivinen kokemus ja positiivinen palaute voi olla negatiivinen kokemus. Kokemus palautteesta on aina henkilökohtainen.
Oman kokemukseni mukaan jo esimiehen kollektiivinen kiitos hyvin tehdystä työstä sekä kehoitus pullakahviin ”firman piikkiin” viestinä ilmoitustaululla motivoi toimimaan sen suuntaisesti mistä kiitettiin. Ei tarvita isoja spektaakkeleita tai kalliita lahjoja, tarvitaan suunta, joka on kaikkien tiedossa.
Palautteella paremmaksi
Palautteen antaminen ja saaminen tukee organisaatiossa oppimisen ja kehittymisen/kehittämisen kulttuuria. Se ohjaa puhetta työpaikoilla strategian ja perustehtävän suuntaan ja pitää yllä keskinäistä kunnioitusta ja vahvaa työmotivaatiota ja tekee työn teon merkitykselliseksi. Siihen kannattaa siis satsata.
Palaute, sen antaminen ja vastaanottaminen, on työyhteisöissä ja organisaatioissa liian vähän käytetty väline henkilöstön ja organisaation kehittämisessä. Palaute kuuluu kaikille ja sitä kannattaa pyytää, jos sitä ei saa. Kehu työkaveri päivässä, on hyvä ohjenuora, kun aloitellaan ottamaan palaute jokapäiväiseen käyttöön ja istuttamaan se luonnollisena osana organisaation kulttuuriin.
Tiina Rikala
tiina.rikala@pleinertpartner.com
